צידה לדרך: לוח קאנבאן ביתי לניהול משימות

איך אתם מנהלים את הזמן שלכם?האם אתם מרגישים שאתם טובעים ב-"ים של משימות"? שלא יודעים איך לתעדף מה חשוב יותר ומה פחות?
או אולי אתם לא מצליחים לעקוב אחר משימה מהרגע שהתקבלה ההחלטה לבצע אותה ועד הרגע שהסתיימה?

בפוסט ראשון זה בסדרת "צידה לדרך" אני רוצה להציע לכם שיטה קלה שתעזור לכם לנהל את הלו"ז השבועי או החודשי שלכם באמצעים ויזואלים.
השתמשתי בשיטה הזו כשעבדתי בהייטק, היא נקראת Kanban Board על שם מתודולוגיה יפנית לניהול מלאי.

"המילה קאנבאן היא מילה יפנית שמשמעה ״כרטיס חזותי״. היא משמשת בטויוטה לתאר תהליך ניהול המלאי מופלא שקורה מעצמו."
מתוך סקירה מעניינת באתר GeekTime: הכירו את קאנבאן (Kanban): תהליך שמנהל את עצמו

"קאנבאן הוא מושג המקושר לייצור בשיטת הייצור הרזה או בשיטת ה – Just In Time (בראשי תיבות: JIT. שיטה הדוגלת בקבלת חומר גלם או מוצר ברגע הנחוץ בדיוק, לא לפני ולא אחרי). המילה "קאנבאן" היא מילה שכיחה בשפה היפנית, אשר משמעותה "שלט" או "כרטיס", והיא אינה שמורה למשמעות הספציפית אותה קיבלה בשפה האנגלית. על פי טאיצ'י אוהנו מחברת טויוטה, לו מיוחס פיתוח שיטת ה-JIT, קאנבאן הוא האמצעי איתו מנהלים את ה-JIT.
קאנבאןהיא שיטת סימון. כפי שמרמז שמה, השיטה עושה שימוש בכרטיסים על מנת לסמן דרישה לפריט. מכשירים אחרים כגון סמן פלסטיק או כדורים יכולים גם הם לשמש כגורמים לתנועה, ייצור או אספקה של יחידה במפעל.
הסוד במערכת קנבן טובה הוא לחשב כמה כרטיסים נדרשים לכל מוצר. רוב המפעלים משתמשים בשיטת הלוח הצבעוני (Heijunka Box). שיטה מורכבת מלוח הנוצר במיוחד על מנת להחזיק את כרטיסי הקנבן.
בשנים האחרונות קנבן אומצה גם בעולם פיתוח התוכנה, כשיטה המשלבת עקרונות מעולם פיתוח התוכנה הזריז (Agile) וה-Lean, כאשר מרכז השיטה הוא אותו רעיון של הגבלת הקנבנים שבמערכת, ועל ידי כך הורדת מלאי הנושאים שמפותחים ונבדקים במקביל ב"קו הפיתוח". השיטה נקראת Kanban System for Software Engineering"
מתוך ויקיפדיה

הקאנבאן הגיע לעולם התוכנה כטכניקה לשיפור מתמשך של תהליך הפיתוח – בצוות בו עבדתי השתמשנו באפליקציה ייעודית לניהול משימות הפיתוח הבדיקות, כאשר לכל חבר צוות יש הרשאה להוסיף יחידות תוכן (נקראו "סיפור) שהתפרקו לכמה משימות. בצוות אליו הייתי שייכת עבדנו באיטרציות של שבועיים, כאשר פעם בחודש שיחררנו גירסה חדשה. כל הסיפורים שמתעדים את תכולת הגירסה שובצו בלוח הציוותי תחת הטור של To Do ובמהלך התקופה עברו לטור האמצעי של Work In Progress עד שהסתיימו ועברו ל-Done. משימות שלא הסתיימו בתום איטרציה של שבועיים עברו לאיטרציה הבאה או נסגרו כלא רלוונטיות.
במהלך האיטרציה ראש הצוות ומנהל המוצר יכלו לגשת ללוח להבין ממנו באיזה שלב נמצא תהליך הפיתוח, ובעיקר האם הסבירות שהצוות יגיע לקו הגמר עם המוצר הסופי גבוהה או לא.

זה היה הסבר על קצה המזלג לשימוש בלוח בבפרוייקט בו עבדתי.
אפשר ומומולץ לקחת את עקרונות השיטה ולהתאים אותם גם עבור משימות מחיי היום-יום שלנו. בדרך זו הלוח יכול לעזור לנו בצורה ויזואלית לנהל את משימות מהיומיום שלנו, לערוך מעקב אחר ההתקדמות ולהסיק מסקנות שיעזרו לנו להתנהל בצורה טובה יותר.

איך עושים זאת?

במקום להוריד יישומון נוסף בואו נכין לוח משלנו. האמצעים הדרושים לכך הם פשוטים:
מסגרת עץ ריקה, שרוכים או חוט צמר ארוך, מהדק, פתקים צבעוניים ואטבים קטנטנים.

אפשר לצבוע את מסגרת העץ ולקשט אותה אם מתחשק, אפשר גם לא. אני בחרתי לצבוע את המסגרת שלי בגוונים של כחול.

בשלב הבא נכין גריד מהחוטים, נמתח אותם לרוחב ולהדק, ואח"כ נמתח שני חוטים לאורך ולהדק. אלו "חבלי הכביסה" שישמשו לתליית פתקים צבעוניים במהלך השבוע או החודש הקרוב.

שני החוטים האנכיים יוצרים חלוקה לשלושה טורים: הטור שמאלי עבור משימות לביצוע (To Do), כל מה שאני מתכננת לעשות בשבוע/חודש הקרוב. הטור האמצעי הוא עבור משימות שכרגע נמצאות בתהליך הביצוע. בהייטק קוראים שלזה Work In Progress – בביצוע, והטור הימני מיועד למשימות שבוצעו (Done)..

לפני שניגש לעבוד עם הלוח יש לחלק את החיים שלנו לתחומי עיניין שונים. אני ממליצה לא להתפזר ליותר משבעה תחומים, כמו: עבודה, מאחורי הקלעים של העסק (עבור עצמאים), לימודים, הנאות ובילויים, בריאות, משפחה/חברים, יצירה/אמנות.
כל אחד יבחר בתחומי עיניין משמעותיים בחייו ולכל תחום שייכו באופן אינטואיטיבי צבע, למשל, ירוק עבור בריאות, אדום לעבודה, כחול ליצירה וכו'.
אחרי שחשבנו על הנושאים אפשר לגשת לערימת הפתקים הצבעוניים, לקחת למשל כמה פתקים אדומים העונים לכותרת "עבודה" ובכל פתק לפרט משימה אחת.

כשסיימנו לכתוב על הפתקים הצבעוניים את המשימות השונות לפי תחומי עיניין נתלה את כולם בטור השמאלי, טור ה-"To Do" – ככה אמור להיראות הלוח בתחילת השבוע/חודש.

הלוח בתחילת השבוע/חודש

מתחילים לעבוד… וככל שהזמן מתקדם והעשייה תופסת תאוצה, נעביר את הפתקים לטור האמצעי. רק כשהמשימה הסתיימה נעביר את הפתק לטור הימני.

לאורך השבוע/חודש הפתקים יזוזו מטור לטור וישקפו את קצב ההתקדמות ואת היקף השעות והמאמץ שאנו משקיעים במשימות.

אפשר לצלם את הלוח בתחילת החודש, במהלך החודש ובסופו, כדי שתהיה לנו תמונה של מה תיכננו, איך התקדמנו וכיצד היגענו לסוף יחידת הזמן שהקצבנו. האם הגזמנו או המעטנו בערכנו?

הלוח במהלך השבוע/חודש

מתהליך זה אפשר ללמוד כמה וכמה דברים מעניינים:

– אילו משימות זזו על פני הלוח בקלות יחסית ואילו נתקעו ב-"לביצוע" או ב-"בביצוע" אבל לא הסתיימו?
– למה המשימה לא בוצעה?
– כמה זמן לוקח למשימה לנוע מ-"לביצוע" עד "בוצע"? כמה שעות? יום? שבוע? חודש?
– כמה פתקים יש בטור ה-"בביצוע"? מעט? הרבה?
– כמה משימות אני מסוגל/ת לבצע בו זמנית? (בהייטק קוראים לזה ה-Capacity שלי) אולי יש שם יותר מדי, מעבר ל- Capacity שלי, לכן הן נתקעות שם זמן רב?
– כמה אחוזים מהמשימות שתיכננתי בוצעו בהצלחה?
– האם היו משימות חדשות שצצו במהלך החודש?
– האם היו פתקים שהורדתי מהלוח, שבמחשבה שנייה לא צריכים להתבצע?
– האם יש כמות פתקים מאוזנת בכל צבע, כלומר חלוקה שווה בין כל תחומי העינין או אולי יש תחום אחד שמשתלט על עיקר העשייה?

אפשר להוסיף אייקון של לב על הפתקים, כמו like פנימי שאני נותנת למשימות שאוהבת לעשות.
כמה מתוך הפתקים מסומנים בלב? למעלה ממחצית הפתקים?אם רוב הפתקים יהיו עם "לב", סימן שהיומיום שלי מורכב מדברים שאני אוהבת לעשות.

אפשר לציין על הפתק גם את רמת הקושי של המשימה, קל/קשה, או לציין בסוגריים כמה זמן נדרש לבצע את המשימה (0.5 ש', ש' או שעתיים). דירוג כזה יכול לעזור לי בהמשך לקחת משימה דומה ולפרק אותה לחתיכות קטנות, קלות, ברות ביצוע.
חשוב לזכור שכשאני מעבירה פתקים לטור ה"בוצע" אנו מתמלאת בתחושה טובה של הישג, של הצלחה ומסוגלות.


אם אתם מעוניינים אני יכולה להכין מסגרת כזו עבורכם ולצבוע אותה בצבע שתבחרו.
בנוסף תקבלו מפגש אימוני פנים אל פנים איתי בו נחלק את תחומי החיים שלכם לקטגוריות, נפרק למשימות קטנות, ברות ביצוע.
אסביר לכם בהרחבה על השיטה ובעיקר מה אתם יכולים ללמוד על עצמכם אם תטמיעו את השימוש בלוח ביומיום.